Joulupallot

Tapahtumien kustannusrakenne on monimuotoinen

Kun tapahtuman tai tilaisuuden suunnittelu alkaa, on yksi suuri resurssi vastassa ensimmäisenä.

Kustannukset.

Riippumatta siitä tekeekö organisaatio tapahtumansa itse vai ostaako se osan tai kaikki palvelut ulkopuolisilta, tulee kaikista töistä laskea kustannukset. Huomioitavaa on aina myös se, että organisaatiossa tapahtuman kustannuksiksi tulee laskea kaikki sen suunnitteluun ja toteutukseen kuluvat työtunnit. Ei ainoastaan ulkopuolelta ostetut palvelut. Lisäksi on hyvä huomioida mahdolliset kerrannaisvaikutukset, mikäli tapahtuman suunnittelee ja toteuttaa henkilö, jonka varsinaisiin työtehtäviin tämä ei kuulu. Silloin aika on todennäköisesti pois henkilön varsinaisesta työstä, joka jää joko tekemättä, tehdään ylitöinä tai sen tekee joku muu – tuoden lisäkustannuksia.

Tapahtuman kustannusrakenne koostuu yleensä seuraavista osa-alueista:

  • Suunnittelu ja tuotanto
    • Viestinnällinen osuus: sisällön suunnittelu ja tuotanto:
      • Perehtyminen aiheeseen ja valittuun teemaan
      • Konseptin suunnittelu
      • Sisällön käsikirjoitus ja linkittäminen konseptiin
      • Puhujien (sisäiset ja ulkoiset) briefing ja sisältöteemojen sparraus (jotta puheet todella kohdistuvat päivän sisältöön)
      • Yhteydet ja koordinointi (organisaation muihin projektin kannalta tarvittaviin henkilöihin sekä ulkopuolisiin henkilöihin)
    • Tapahtumatuotanto: operatiivinen suunnittelu ja tuotanto
      • Projektin johto (sen henkilön tunnit, joka pitää langat käsissä kokonaisvaltaisesti)
      • Tuotantokäsikirjoitus (pilkut! Mitä, missä, milloin ja kuka – pilkun tarkka tapahtuman läpimeno)
      • Budjetointi ja resursointi (sen henkilön tunnit, joka laskee budjetit ja tarvittavat muut resurssit: esim. henkilöstö tarpeet tapahtuman eri osa-alueissa)
      • On-site –tuotanto (sen henkilön tunnit, joka vastaa tapahtuman kulusta paikan päällä)
      • On-site – ennakkotuotanto (ennen H-hetkeä on paljon tehtävää valmistella H-hetken onnistuminen: tähän ko. henkilön/henkilöiden tunnit)
      • Jälkituotanto (tapahtuma ei pääty H-hetkeen: sen jälkeen tavaroiden järjestämistä, lähettämistä, löytötavaroiden selvittämistä, palautepalaveria yms.)
      • Yhteydet: palaverit sisäiset ja ulkoiset (kaikki ne tunnit, jotka liittyvät itse tapahtumaprosessin järjestelyyn palavereissa organisaatiossa sisäisesti ja mm. palaverit alihankkijoiden kanssa)
  • Visuaalinen suunnittelu (perussuunnittelu, modifiointi)
  • AV-tekniikka ja tekninen toteutus (ääni, kuva, valot, tekniikka ja henkilöstö)
  • Somistus, kalustus ja lavastus
  • Painotuotteet (kutsut, jakotavara yms.)
  • Henkilöstö: rakennus, purku, somistus, avustava henkilöstö (kuka tuo tavaraa ja laittaa paikoilleen ja pakkaa ja kuljettaa pois tapahtuman jälkeen, kuka somistaa ja tarvitaanko opastajia tai ilmoittautumispisteeseen henkilöitä yms)
  • Turvallisuus, naulakkopalvelut (sopiiko tapahtumapaikan pelastussuunnitelma juuri tälle tapahtumalle vai pitääkö tehdä uusi suunnitelma, henkilöstö sekä turvallisuuspalveluihin että naulakkopalveluihin)
  • Ohjelma, esiintyjät
  • Catering (muista: tapahtumavieraat, siellä olevat esiintyjät ja tekninen sekä avustava henkilöstö)
  • Tilat (ole tarkkana mitä tilavuokra pitää sisällään)
  • Kuljetukset (sekä tapahtumavieraiden että tavaroiden)
  • Tilaisuuden tallentaminen (valokuvaus, video tms.)

 

Mikä on keskiverto hinta tapahtumalle?

Sitä ei voi määritellä. Tapahtuman hintaan vaikuttaa kaikki valinnat mitä tehdään tapahtuman suunnitteluvaiheessa. Budjetilla määritellään onko puhumassa ”suuri nimi” vai hyvä tuntemattomampi puhuja tai soittamassa listaykkönen tai nouseva suuruus tai ehkä taitava opiskelijaryhmä. Myös tapahtuman sisällön suunnittelu on suuri yksittäinen kuluerä. Kun istutaan alas ja pohditaan huolella tapahtuman sisältöä ja paneudutaan aidosti kohderyhmän tarpeen tyydyttämiseen, kuluu siihen luonnollisesti useampi tunti tai päiviä.

Tapahtumapaikan valinnalla voi hienosti hallita kustannuksia. Valitsemalla suoraan tapahtuman konseptia tukeva tila, säästää paljon mm. somistuskustannuksista. Tarjoilut ovat tärkeä osa tapahtumaa, sillä niihin tapahtumavieras kiinnittää aina paljon huomiota. Edullisestikin saa positiivisesti mieleenpainuvaa tarjoilua, kun viitsii käyttää mielikuvitusta ja tarjoilusta vastaava organisaatio on aidosti kiinnostunut asiakkaansa palvelusta eikä tukeudu ”kiveen hakattuihin” valmiisiin pakettiratkaisuihinsa.

Kustannustehokkuus syntyy hyvistä ja oikeista valinnoista tapahtumaa suunniteltaessa. Aina suunnittelun alkaessa on ensimmäisenä määriteltävä budjettiraamit, koska käytettävissä oleva raha määrittelee suunnittelun suunnan ja säästää heti oikein kohdistuvassa suunnittelutyössä. Mikään ei ole sen kalliimpaa kuin tehdä joku asia uudestaan – tämä koskee myös suunnittelutyötä.

Kustannuksista kirjoitti
Pirjo Kivistö