Tapahtumien Kustannukset

Tarjouspyyntö ohjaa saatavia tarjouksia – joko oikeaan tulokseen tai joskus jopa ihan metsään

Tapahtuman suunnittelu alkaa usein pyytämällä tarjouksia erilaisilta tapahtumapalveluja tuottavilta organisaatioilta.

Joskus tarve on vain tilasta ja tarjoiluista, joskus omaa ohjelmaa täydentävästä kevennysohjelmasta, joskus koko paketista ja toisinaan jostain muusta.

Tarjouspyynnön suunnitteluun ja sisältöön kannattaa aidosti paneutua.

Palveluntarjoaja lukevat tarjouspyyntöjä hyvin tarkasti ja usein tarjoavat juuri sitä mitä on pyydetty. Joskus ehkä vähän enemmän, mutta koskaan tuskin vähempää kuin on pyydetty. Tai sitten ostaja ei ole osannut pyytää tarjousta ihan kaikesta mistä oikeasti tarvitsisi.

Mihin sitten kannattaa kiinnittää huomiota:

1)      Aikataulut: kuinka paljon annat aikaa tehdä tarjouksen siitä, kun sitä pyydät. Jos lähetät tarjouspyynnön tänään ja haluat tarjoukset jo kolmen päivän päästä, voit tällä jo karsia osan hyvistä tarjouksista kokonaan pois. Haluat ehkä jotain erilaista ja hieman poikkeavaa, et sitä ”minkä kaikki ovat jo nähneet”. Lyhyellä aikajänteellä ei monikaan palveluntarjoaja ehdi pohtia sinulle uniikkia ratkaisua. Tai saada esiintyjiä kiinni ja varmistaa heidän aikataulujaan tai saada menuehdotuksia tarjoukseen tai..  Hyvä aika yksinkertaisissa tapahtumissa olisi n. 7-10 päivää tarjouksen jättämiseen tarjouspyynnöstä ja vaativiin tapahtumiin vähintään 14 päivää.

2)      Budjetti. Anna aina budjetti, jotta palveluntarjoaja osaa arvioida tahtotilasi tilaisuuden luonteesta. Ole realisti budjetissasi: mitä oikeasti rahalla voi saada. Muistathan, että tarjous on tehty tarjouspyynnön mukaan, ja jos projekti muuttuu matkan varrella, ei alkuperäinen kustannusarvio enää välttämättä ole pätevä. Muista aina sopimusta tehdessäsi sopia palveluntarjoajan kanssa siitä, että mikäli kaupanteon hetkellä sovittu kustannusrakenne ei kestä matkan varrella tehtäviä valintoja, pyytää palveluntarjoaja sinulta aina vahvistuksen mahdollisille lisäkustannuksille. Kiire saattaa aiheuttaa sen, että muistissa ei enää pysy se mistä suunnitelmassa alun perin lähdettiin liikkeelle. Näin toimiessasi pysyt koko ajan kustannusarvion kanssa ajan tasalla ja pysyt päättämään onko mahdollinen suunnitelman muutos ja sen mahdollisesti aiheuttama lisäkustannus muutoksen tuoman hyödyn arvoinen.

3)      Taustatiedot: mitä, kenelle, miksi, tilaisuuden tavoite/tarkoitus. Jos vastaava tilaisuus on järjestetty aiemminkin, olisi hyvä tehdä lyhyt kooste aiemmista tapahtumista. Näin palveluntarjoaja näkee tyylisi ja mitä on jo käytetty eikä tarjoa samantyylisiä ratkaisuja. Säästät omaa ja palveluntarjoajan aikaa.

4)      Määrittele mitä ainakin tarvitset: mm. tarvittavasta tekniikasta vähintään alustavat tiedot. Huomaa, että joskus tekniikkatarpeet kasvavat ohjelman selkiytyessä ja esiintyjien varmistuessa. Tämä saattaa muuttaa tehtyä tarjousta hyvinkin paljon. Ammattilaiset kertovat kyllä mikäli muutokset vaikuttavat kustannuksiin ja antavat sinulle tarvittavat tiedot mahdollisen lisäbudjetin tarpeesta. Ja jos kustannus uhkaa karata käsistä, aina kannattaa keskustella tuottajan tai teknisen toimittajan kanssa siitä ”Plan B:stä”. Miten muuten asia voitaisiin ratkaista kuin sillä ensimmäisellä idealla?

5)      Onko palveluntarjoajalla kaikki tarvitsemansa tieto tehdäkseen tarjouksen sinulle? Jos pyydät vaikka tarjousta esittelyvideosta ja haluat samalla jo tarjousvaiheessa eriteltävän käytettäviä kuvauspaikkoja ja musiikkia, kerrothan tarjouspyynnössä tarkasti mitä aihetta tullaan kuvaamaan, keitä haastatellaan ja mikä on videon kohderyhmä ja tarkoitus. Palvelun tarjoaja valitsee kuvauspaikat tukemaan videon koko tarkoitusta ja yleensä tämän tyyppiset yksityiskohdat määritellään vasta tarkemmassa suunnitteluvaiheessa. Kaikki yksityiskohdat siis mitä pyydät tarjouspyynnössäsi, tulisi selvitä joko tarjouspyynnössäsi tai anna aikaa tarkentaville kysymyksille.

6)      Varaa aina aikaa kysymyksille. Jos palveluntarjoaja haluaa tarkentaa jotain sinulta, anna siihen mahdollisuus. Muistathan, että tarjouskilpailussa tämä on erittäin tärkeää ja kysytyt kysymykset sekä niihin antamasi vastaukset, tulee toimittaa kaikille tarjouskilpailussa mukana oleville palveluntarjoajille.

7)      Olisiko hyvä ottaa tarjoukset vastaan henkilökohtaisesti? Näin pääset heti tarkentaviin kysymyksiin ja säästät kaikkien aikaa.

Tässä muutamia tärkeitä asioita otettavaksi huomioon tapahtuman tarjouspyynnön tekemiseen. Paljon toki on muitakin, mutta monet asiat ovat ehkä itsestään selvempiä. Halusin nostaa nämä esille, sillä palveluntarjoajana kohtaan juuri eniten haasteita näiden kohtien kohdalla.

 

Tarjouspyynnöistä kirjoitti
Pirjo Kivistö