Pimeä illallinen terästää aistit!

Kun yksi aisti otetaan pois, terävöityvät kaikki muut!

Maut voimistuvat ja saattavat muuttua, kun et näe mitä haarukassasi on.

Illastajien tutut äänet ovatkin erilaisia, vaatteen kahahdus hätkähdyttää..

Jännittävää ja silti vieraista huolehtivan ohjaajan kanssa niin turvallista.

Tämä uutuus on nyt saatavissa myös ryhmille aivan keskellä Helsinkiä!

Tunnelmallinen viiden ruokalajin illallinen pimeydessä 16 vieraasta alkaen aina 100 osallistujaan asti.

Kiinnostuitko? Kysy lisää pian sillä kiinnostus on ollut ilahduttavan vilkasta!

Bisnespäivät 2014 nostaa tapahtumatekniikan ”framille” – POINT Production mukana asiantuntijana

Messukeskuksessa järjestetään 28.-29.8.2014 Bisnespäivät. Tapahtumatekniikka huomion kohteena!

Tämä syksynä mukana uusi teema-alue, Tapahtumatekniikka, joka esittelee kävijöille kokous- ja kongressitekniikkaa monipuolisesti ja käytännönläheisesti. Tapahtumatekniikka-alueen toteuttaa Avita ry ja tapahtumatekniikka-lavan DimmerCity Light & Sound Oy.

POINT Productionin Pirjo Kivistö on mukana tapahtumatekniikka-alueen puhujana aiheenaan vastuullinen tapahtumatekniikka.

Torstaina 28.8.2014 klo 14.30: Tapahtumatekniikan ja tapahtuman järjestäjän yhteinen polku kohti onnistunutta tapahtumaa

  • Tapahtumatekniikalla on tämän päivän tapahtumissa suuri merkitys, oli sitten kyseessä pieni tai suuri tapahtuma. Tunnelman luojana tai viestin välittäjän apulaisena sillä on monet kasvot, jotka tapahtuman järjestäjä tuo vieraidensa eteen. Ei ole siis ihan sama miten tapahtumatekniikka valitaan erilaisissa tapahtumissa toteutettavaksi.

Perjantaina 29.8.2014 klo 13:00: Vastuullinen tapahtumatekniikka eettisenä toimintamallina.

  • Vastuullinen tapahtumatekniikkayritys on luotettava kumppani, jolloin tapahtuman suunnittelija voi luottaa konsultatiiviseen otteeseen jo suunnitteluvaiheessa. Näkemys tekniikan mahdollisuuksista ja toisaalta rajoitteista sekä realiteeteista mm.kustannuksien osalta, ovat tämän päivän normaalia arkea vastuulliselle toimijalle. Asiakkaan tulee pystyä luottamaan, että tapahtumassa on sen tarpeen mukainen kalusto – ei alimyytynä eikä ylimyytynä. Puheenvuorossa tapahtumatekniikkayritysten asiakkaan näkemyksiä tämän päivän palvelurakenteesta.

Lue tästä koko Dimmercity Stagen ohjelma.

HUOMAA MYÖS ToimistoSissien osasto-ohjelmassa torstaina oleva Keskustelupiiri tapahtumajärjestämisen haasteista. Keskustelua moderoimassa Pirjo Kivistö.
Lue lisää täältä!

********

MIKÄ AVITA RY?
Avita ry on valtakunnallinen toimialaliitto yrityksille, jotka suunnittelevat, valmistavat, maahantuovat, myyvät ja asentavat laitteita sekä järjestelmiä audiovisuaaliseen ammattikäyttöön

Lue lisää Avita ry:stä tästä.

MIKÄ TOIMISTOSISSIT?
ToimistoSissit on perustettu toimistotyöntekijöiden, sihteerien ja assistenttien kanavaksi rakentaa työtä tukevaa kontaktiverkostoa, jakaa kokemusperäistä tietoa ja vinkkejä kollegojen kesken sekä tukemaan työelämän muutosten tuomissa haasteissa.

Lue lisää ToimistoSisseistä tästä.

MIKÄ BISNESPÄIVÄT?
Bisnespäivät kokoaa liikelahjoista, kokouksista, toimistotarvikkeista ja henkilöstöasioista päättävät ammattilaiset tutustumaan alan uutuuksiin ja palveluihin.

Lue lisää Bisnespäivistä tästä.

POINT Production yhdisti kotisivunsa yhden brändin alle

Karisma Konseptien hankinnan myötä POINT Production uudistaa kotisivunsa, jossa yhdistetään aiempi tuotantoyhtiön kotisivu ja Tapahtumamarkkinoini.eu -infosivusto yhden osoitteen taakse.

Jatkossa Tapahtumamarkkinointi.eu -infosivustolla ylläpidetty alan tietoutta käsittelevät artikkelit löytyvät POINT Productionin kotisivuilta osion Ajankohtaista kautta. Uutismaisesti toimitetut alan toimijoiden kirjoittamat tapahtuma-alan vinkit on luokiteltu sekä avainsanojen että uutisluokan mukaan. Luokat Inspiraatiota ja Alan tietoutta alta löytyvät vinkit tapahtumien vaikuttavuuden mittaamiseen, kustannuksien laskemiseen, tapahtumaturvallisuuteen ja monia muita alaan oleellisesti liittyviä aiheita. Aiheita voi myös etsiä sivuston avainsanaluettelon mukaan.

POINT Productionin kotisivuilta löytyy myös tuotantoyhtiön tapauskuvauksia esimerkkeinä tuotetuista tapahtumista ja asiakkaiden palautekommentteja. Lisänä aikaisempaan sivuston kautta voi katsoa kolmen minuutin koostevideon tuotetuista tapahtumista. Yrityskaupan yhteydessä Karisma Konseptit Oy:n toteuttamat tapahtumat, joiden tapahtumatuotannosta vastasi POINT Production, on esitelty muutaman esimerkin kautta.

Karisma Konseptien kotisivut on samassa yhteydessä uudistettu mukailemaan emoyhtiö POINT Production kotisivurakennetta ja -ilmettä.

Lue tiedote POINT Productionin ja Karisma Konseptien yrityskaupasta täältä.

 

POINT Production on ostanut Karisma Konseptit

Karisma Konseptit Oy on siirtynyt 27.6.2014 kokonaisuudessaan POINT Productionon omistukseen.

Aiemmin POINT Production omisti yhtiön osakkeista 50% ja osti nyt loput osakkeet Reija Långilta.

Nyt toteutunut yrityskauppa tuo myös muutoksia yhtiöiden toimialoihin POINT Productionin keskittyessä edelleen tapahtumamarkkinointiin ja Karisma Konseptien palveluiden keskittyessä erilaisten koulutus- ja valmennuskonseptien suunnitteluun ja toteuttamiseen.

Toivotamme Reija Långille menestystä uusissa haasteissa ja kiitämme monien vuosien aikana yhdessä tehdyistä mielenkiintoisista ja vaativista projekteista.

 

Lisätietoja

Pirjo Kivistö
toimitusjohtaja
POINT Producion Ky ja Karisma Konseptit Oy
gsm. 040 – 560 4546
pirjo.kivisto@pointproduction.fi

Sisällöntuotanto tuo ajatuksen voimaa tapahtumiin

Kuinka moni markkinointiviestinnästä vastaava tuskaileekaan nykyään takkuilevien sisältöjen kanssa.

Pitäisi koko ajan tehdä ja tuottaa uutta, mutta mitä?

Monilla toimialoilla tuote- ja palvelusisällöt ovat nykyään niin moniuloitteisia, että niissä kompuroi taitavampikin viestinnän ammattilainen. Sisältöjen hallinnasta on tullut todellinen haaste, joka päivittäisessä turbulenssissa jää muiden viestinnän kipupisteiden jalkoihin.

Miksi sisältö jää helposti syrjään, kun priorisoidaan? Sisällöntuotanto on äärettömän tylsä sana. Siitä tulee mieleen massa, paljon faktaa ja yksityiskohtia. Sisällöntuotanto on kiireen keskellä helposti evvk – eli se on kätevämpi heittää sivuun ja unohtaa. Ja valitettavasti näin aivan liian usein käykin markkinointiviestinnän saralla. Syykin on olemassa – sisällöntuotanto kun vaatii kunnollista paneutumista ja ajatusten avaruutta.

Mitä sisältö sitten tarkoittaa? Puhtaimmillaan se on kiteytynyt ajatus. Sisällöntuotanto onkin ajattelua, jalostamista, asioiden paikoittamista suhteessa toisiinsa. Sisältöjen kanssa on kyse mielestäni aina tiivistämisestä, karsimisesta, suodattamisesta, valinnoista.

Lopputuloksena syntyy kiteytynyt, ytimekäs ajatus ja ymmärrys, joka siirtyy sujuvasti ihan mihin mittaan ja välineeseen tahansa. Vaikkapa sloganiksi, runoksi, artikkeliksi, kirjaksi, blogin teemaksi, animaatioksi, tapahtuman dramaturgiseksi juoneksi – ja itse asiassa koko tapahtuman kantavaksi voimaksi.

Ajatukset lentävät – ota niistä kiinni.

Sisällöntuotannosta kirjoitti
Reija Lång

Tarjouspyyntö ohjaa saatavia tarjouksia – joko oikeaan tulokseen tai joskus jopa ihan metsään

Tapahtuman suunnittelu alkaa usein pyytämällä tarjouksia erilaisilta tapahtumapalveluja tuottavilta organisaatioilta.

Joskus tarve on vain tilasta ja tarjoiluista, joskus omaa ohjelmaa täydentävästä kevennysohjelmasta, joskus koko paketista ja toisinaan jostain muusta.

Tarjouspyynnön suunnitteluun ja sisältöön kannattaa aidosti paneutua.

Palveluntarjoaja lukevat tarjouspyyntöjä hyvin tarkasti ja usein tarjoavat juuri sitä mitä on pyydetty. Joskus ehkä vähän enemmän, mutta koskaan tuskin vähempää kuin on pyydetty. Tai sitten ostaja ei ole osannut pyytää tarjousta ihan kaikesta mistä oikeasti tarvitsisi.

Mihin sitten kannattaa kiinnittää huomiota:

1)      Aikataulut: kuinka paljon annat aikaa tehdä tarjouksen siitä, kun sitä pyydät. Jos lähetät tarjouspyynnön tänään ja haluat tarjoukset jo kolmen päivän päästä, voit tällä jo karsia osan hyvistä tarjouksista kokonaan pois. Haluat ehkä jotain erilaista ja hieman poikkeavaa, et sitä ”minkä kaikki ovat jo nähneet”. Lyhyellä aikajänteellä ei monikaan palveluntarjoaja ehdi pohtia sinulle uniikkia ratkaisua. Tai saada esiintyjiä kiinni ja varmistaa heidän aikataulujaan tai saada menuehdotuksia tarjoukseen tai..  Hyvä aika yksinkertaisissa tapahtumissa olisi n. 7-10 päivää tarjouksen jättämiseen tarjouspyynnöstä ja vaativiin tapahtumiin vähintään 14 päivää.

2)      Budjetti. Anna aina budjetti, jotta palveluntarjoaja osaa arvioida tahtotilasi tilaisuuden luonteesta. Ole realisti budjetissasi: mitä oikeasti rahalla voi saada. Muistathan, että tarjous on tehty tarjouspyynnön mukaan, ja jos projekti muuttuu matkan varrella, ei alkuperäinen kustannusarvio enää välttämättä ole pätevä. Muista aina sopimusta tehdessäsi sopia palveluntarjoajan kanssa siitä, että mikäli kaupanteon hetkellä sovittu kustannusrakenne ei kestä matkan varrella tehtäviä valintoja, pyytää palveluntarjoaja sinulta aina vahvistuksen mahdollisille lisäkustannuksille. Kiire saattaa aiheuttaa sen, että muistissa ei enää pysy se mistä suunnitelmassa alun perin lähdettiin liikkeelle. Näin toimiessasi pysyt koko ajan kustannusarvion kanssa ajan tasalla ja pysyt päättämään onko mahdollinen suunnitelman muutos ja sen mahdollisesti aiheuttama lisäkustannus muutoksen tuoman hyödyn arvoinen.

3)      Taustatiedot: mitä, kenelle, miksi, tilaisuuden tavoite/tarkoitus. Jos vastaava tilaisuus on järjestetty aiemminkin, olisi hyvä tehdä lyhyt kooste aiemmista tapahtumista. Näin palveluntarjoaja näkee tyylisi ja mitä on jo käytetty eikä tarjoa samantyylisiä ratkaisuja. Säästät omaa ja palveluntarjoajan aikaa.

4)      Määrittele mitä ainakin tarvitset: mm. tarvittavasta tekniikasta vähintään alustavat tiedot. Huomaa, että joskus tekniikkatarpeet kasvavat ohjelman selkiytyessä ja esiintyjien varmistuessa. Tämä saattaa muuttaa tehtyä tarjousta hyvinkin paljon. Ammattilaiset kertovat kyllä mikäli muutokset vaikuttavat kustannuksiin ja antavat sinulle tarvittavat tiedot mahdollisen lisäbudjetin tarpeesta. Ja jos kustannus uhkaa karata käsistä, aina kannattaa keskustella tuottajan tai teknisen toimittajan kanssa siitä ”Plan B:stä”. Miten muuten asia voitaisiin ratkaista kuin sillä ensimmäisellä idealla?

5)      Onko palveluntarjoajalla kaikki tarvitsemansa tieto tehdäkseen tarjouksen sinulle? Jos pyydät vaikka tarjousta esittelyvideosta ja haluat samalla jo tarjousvaiheessa eriteltävän käytettäviä kuvauspaikkoja ja musiikkia, kerrothan tarjouspyynnössä tarkasti mitä aihetta tullaan kuvaamaan, keitä haastatellaan ja mikä on videon kohderyhmä ja tarkoitus. Palvelun tarjoaja valitsee kuvauspaikat tukemaan videon koko tarkoitusta ja yleensä tämän tyyppiset yksityiskohdat määritellään vasta tarkemmassa suunnitteluvaiheessa. Kaikki yksityiskohdat siis mitä pyydät tarjouspyynnössäsi, tulisi selvitä joko tarjouspyynnössäsi tai anna aikaa tarkentaville kysymyksille.

6)      Varaa aina aikaa kysymyksille. Jos palveluntarjoaja haluaa tarkentaa jotain sinulta, anna siihen mahdollisuus. Muistathan, että tarjouskilpailussa tämä on erittäin tärkeää ja kysytyt kysymykset sekä niihin antamasi vastaukset, tulee toimittaa kaikille tarjouskilpailussa mukana oleville palveluntarjoajille.

7)      Olisiko hyvä ottaa tarjoukset vastaan henkilökohtaisesti? Näin pääset heti tarkentaviin kysymyksiin ja säästät kaikkien aikaa.

Tässä muutamia tärkeitä asioita otettavaksi huomioon tapahtuman tarjouspyynnön tekemiseen. Paljon toki on muitakin, mutta monet asiat ovat ehkä itsestään selvempiä. Halusin nostaa nämä esille, sillä palveluntarjoajana kohtaan juuri eniten haasteita näiden kohtien kohdalla.

 

Tarjouspyynnöistä kirjoitti
Pirjo Kivistö

Tapahtumien kustannusrakenne on monimuotoinen

Kun tapahtuman tai tilaisuuden suunnittelu alkaa, on yksi suuri resurssi vastassa ensimmäisenä.

Kustannukset.

Riippumatta siitä tekeekö organisaatio tapahtumansa itse vai ostaako se osan tai kaikki palvelut ulkopuolisilta, tulee kaikista töistä laskea kustannukset. Huomioitavaa on aina myös se, että organisaatiossa tapahtuman kustannuksiksi tulee laskea kaikki sen suunnitteluun ja toteutukseen kuluvat työtunnit. Ei ainoastaan ulkopuolelta ostetut palvelut. Lisäksi on hyvä huomioida mahdolliset kerrannaisvaikutukset, mikäli tapahtuman suunnittelee ja toteuttaa henkilö, jonka varsinaisiin työtehtäviin tämä ei kuulu. Silloin aika on todennäköisesti pois henkilön varsinaisesta työstä, joka jää joko tekemättä, tehdään ylitöinä tai sen tekee joku muu – tuoden lisäkustannuksia.

Tapahtuman kustannusrakenne koostuu yleensä seuraavista osa-alueista:

  • Suunnittelu ja tuotanto
    • Viestinnällinen osuus: sisällön suunnittelu ja tuotanto:
      • Perehtyminen aiheeseen ja valittuun teemaan
      • Konseptin suunnittelu
      • Sisällön käsikirjoitus ja linkittäminen konseptiin
      • Puhujien (sisäiset ja ulkoiset) briefing ja sisältöteemojen sparraus (jotta puheet todella kohdistuvat päivän sisältöön)
      • Yhteydet ja koordinointi (organisaation muihin projektin kannalta tarvittaviin henkilöihin sekä ulkopuolisiin henkilöihin)
    • Tapahtumatuotanto: operatiivinen suunnittelu ja tuotanto
      • Projektin johto (sen henkilön tunnit, joka pitää langat käsissä kokonaisvaltaisesti)
      • Tuotantokäsikirjoitus (pilkut! Mitä, missä, milloin ja kuka – pilkun tarkka tapahtuman läpimeno)
      • Budjetointi ja resursointi (sen henkilön tunnit, joka laskee budjetit ja tarvittavat muut resurssit: esim. henkilöstö tarpeet tapahtuman eri osa-alueissa)
      • On-site –tuotanto (sen henkilön tunnit, joka vastaa tapahtuman kulusta paikan päällä)
      • On-site – ennakkotuotanto (ennen H-hetkeä on paljon tehtävää valmistella H-hetken onnistuminen: tähän ko. henkilön/henkilöiden tunnit)
      • Jälkituotanto (tapahtuma ei pääty H-hetkeen: sen jälkeen tavaroiden järjestämistä, lähettämistä, löytötavaroiden selvittämistä, palautepalaveria yms.)
      • Yhteydet: palaverit sisäiset ja ulkoiset (kaikki ne tunnit, jotka liittyvät itse tapahtumaprosessin järjestelyyn palavereissa organisaatiossa sisäisesti ja mm. palaverit alihankkijoiden kanssa)
  • Visuaalinen suunnittelu (perussuunnittelu, modifiointi)
  • AV-tekniikka ja tekninen toteutus (ääni, kuva, valot, tekniikka ja henkilöstö)
  • Somistus, kalustus ja lavastus
  • Painotuotteet (kutsut, jakotavara yms.)
  • Henkilöstö: rakennus, purku, somistus, avustava henkilöstö (kuka tuo tavaraa ja laittaa paikoilleen ja pakkaa ja kuljettaa pois tapahtuman jälkeen, kuka somistaa ja tarvitaanko opastajia tai ilmoittautumispisteeseen henkilöitä yms)
  • Turvallisuus, naulakkopalvelut (sopiiko tapahtumapaikan pelastussuunnitelma juuri tälle tapahtumalle vai pitääkö tehdä uusi suunnitelma, henkilöstö sekä turvallisuuspalveluihin että naulakkopalveluihin)
  • Ohjelma, esiintyjät
  • Catering (muista: tapahtumavieraat, siellä olevat esiintyjät ja tekninen sekä avustava henkilöstö)
  • Tilat (ole tarkkana mitä tilavuokra pitää sisällään)
  • Kuljetukset (sekä tapahtumavieraiden että tavaroiden)
  • Tilaisuuden tallentaminen (valokuvaus, video tms.)

 

Mikä on keskiverto hinta tapahtumalle?

Sitä ei voi määritellä. Tapahtuman hintaan vaikuttaa kaikki valinnat mitä tehdään tapahtuman suunnitteluvaiheessa. Budjetilla määritellään onko puhumassa ”suuri nimi” vai hyvä tuntemattomampi puhuja tai soittamassa listaykkönen tai nouseva suuruus tai ehkä taitava opiskelijaryhmä. Myös tapahtuman sisällön suunnittelu on suuri yksittäinen kuluerä. Kun istutaan alas ja pohditaan huolella tapahtuman sisältöä ja paneudutaan aidosti kohderyhmän tarpeen tyydyttämiseen, kuluu siihen luonnollisesti useampi tunti tai päiviä.

Tapahtumapaikan valinnalla voi hienosti hallita kustannuksia. Valitsemalla suoraan tapahtuman konseptia tukeva tila, säästää paljon mm. somistuskustannuksista. Tarjoilut ovat tärkeä osa tapahtumaa, sillä niihin tapahtumavieras kiinnittää aina paljon huomiota. Edullisestikin saa positiivisesti mieleenpainuvaa tarjoilua, kun viitsii käyttää mielikuvitusta ja tarjoilusta vastaava organisaatio on aidosti kiinnostunut asiakkaansa palvelusta eikä tukeudu ”kiveen hakattuihin” valmiisiin pakettiratkaisuihinsa.

Kustannustehokkuus syntyy hyvistä ja oikeista valinnoista tapahtumaa suunniteltaessa. Aina suunnittelun alkaessa on ensimmäisenä määriteltävä budjettiraamit, koska käytettävissä oleva raha määrittelee suunnittelun suunnan ja säästää heti oikein kohdistuvassa suunnittelutyössä. Mikään ei ole sen kalliimpaa kuin tehdä joku asia uudestaan – tämä koskee myös suunnittelutyötä.

Kustannuksista kirjoitti
Pirjo Kivistö

Musiikki luo tunnelmaa tapahtumaan – muistathan kopioinnin, biisikauppojen ja soittolistojen säännöt

Tässä tiivistelmä musiikin käyttämisestä tapahtumissa.

Tapahtuman järjestäjän jokaisesta tilaisuudesta maksamat Teoston ja Gramexin maksut kattavat taustamusiikin soiton tapahtumassa.  Se kattaa ostetun fyysisen levyn soiton suoraan levyltä.

Mutta huomaa, että se EI kata oikeuksia, jos levyistä on tehty soittolista läppärille, ipodille, puhelimelle tms. Näistä aineiston omistaja joutuu maksamaan uudelleen digitalisointimaksun Teostolle ja Gramexille. Tähän on kaksi vaihtoehtoa: Kappalekohtainen ilmoitus siirretyistä aineistoista tai könttämaksu, joka perustuu kappalemäärään tai dj-lisenssiin.

Tässä kohtaa on hyvä huomata, että Spotify, itunes etc. ovat vain ainoastaan kotikäyttöä varten ja yritystilaisuuksia ei lasketa tähän käyttöluokkaan.

Lue lisää täältä sopimusvaihtoehdoista:  http://www.gramex.fi/fi/musiikin_kayttajat/tausta-_ja_tanssimusiikki/lisatietoa_tausta-_ja_tanssimusiikista

Äänitteiden tallentaminen ja kopiointi

Äänitteen kopioimisella tarkoitetaan jo olemassa olevan äänitteen kopioimista toiselle alustalle – esimerkiksi tallentavalle cd:lle, MP3-soittimelle, tietokoneelle tai videolle. Äänitteen tallentaminen vaatii oman lupansa ja jos äänitteitä kopioidaan julkista esittämistä varten – esimerkiksi tietokoneelle, nauhalle tai levykkeelle – siitä menee erillinen kopiointikorvaus.

Tästä lisää täällä: http://www.gramex.fi/fi/musiikin_kayttajat/aanitteiden_kopiointi

Biisikaupasta ostetun musiikin esittäminen

Monet verkossa toimivat biisikaupat myyvät musiikkia sellaisin sopimusehdoin, ettei musiikkia saa käyttää ammattikäytössä vaan vain yksityiskäytössä. Ammattikäyttöön tarvitset aina erillisen lisenssin. Tämän lisäksi suoritetaan normaalit esityskorvaukset.

Äänitteiden julkinen esittäminen

Julkisella esittämisellä tarkoitetaan äänitteiden soittamista yleisölle avoimissa tiloissa tai tilaisuuksissa, esimerkiksi ravintoloissa, diskoissa, liikennevälineissä, kaupoissa, kuntosaleilla, oppilaitoksissa, yrityksissä, harrastekerhoissa, tanssikouluissa, messuilla tai radio- ja televisiolähetyksissä.

Sen sijaan et tarvitse lupaa, jos kopioit musiikkia yksityiskäyttöösi. Edellä kuvattu julkinen esittäminen, opetus-, tilaisuus- ja yrityskäyttö ei ole yksityiskäyttöä.

Lue lisää yleisesti Gramexin palveluista  musiikin käytölle julkisesti: http://www.gramex.fi/fi/musiikin_kayttajat/tausta-_ja_tanssimusiikki_yleisatapahtumat

 

Musiikin käytöstä kirjoitti
Jukka Lusua
Managing Director / CEO
Yucca Oy

Yucca Oy on tapahtuman järjestäjän luotettava teknisten toteutusten kumppani. Yucca toimittaa kaiken liittyen ääneen, valoon ja kuvaan suunnittelusta toteutukseen. Lisäksi laaja kattaus ohjelmapalvelua.

Muutamia vinkkejä tapahtuman järjestäjälle / vetäjälle

Tässä on muistilistan alkua tapahtuman järjestäjälle.

Lista ei ole varmastikaan täydellinen, mutta auttaa alkuun ja muistuttaa muutamista pienistäkin huomioitavista yksityiskohdista. Listaa ei ole laitettu tärkeysjärjestykseen, sillä tärkeysjärjestys on aina tapahtuman luonteesta riippuvainen. Silti kohdat 1-2 ovat prioriteetissa aina korkealla – tapahtuman luonteesta riippumatta. Ota lista hyötykäyttöösi!

  1. Jokaisella tapahtumalla on oltava vastuuvetäjä.
  2. Työryhmä: kuka tekee ja mitä tekee – vastuut selkeiksi
  3. Projektin määräpäivät eri osa-alueille ennen tapahtuman H-hetkeä
  4. Analysoi tarkkaan kenelle teet tapahtumaa.
  5. Omilla mieltymyksillä ei ole väliä. Kohderyhmän mieltymyksillä on.
  6. Tarkista päivämäärä: mitä muuta tapahtuu samana päivänä?
  7. Tarkista olosuhteet ja paikka aina ennakkoon.
  8. Tarkista tekniikka aina hyvissä ajoin etukäteen!  ps. riittääkö sähköt?
  9. Vaadi puhujat kenraaliharjoituksiin, jotta mikrofonit ja tekniikka toimii heidän kanssaan.
  10. Kaikille esiintyjille/puhujille aikataulut ajoissa tietoon (tuotantokäsikirjoitus). Sovi lisäksi merkki, jolla ilmoitat heille paljonko aikaa jäljellä.
  11. Sovi etukäteen tarkasti puhujien kanssa puheen sisällöstä ja kerro muiden puhujien aiheet. Sovi myös etukäteen mahdollisesta luvasta jakaa materiaalia osallistujille.
  12. Tarkista esiintyjien/puhujien materiaali etukäteen ja varmista esim. ettei niissä ole asiattomuuksia (esim. kilpailijoista).
  13. Kerro ilmoittautumisten vastaanottajille tarkasti tapahtumasta, jotta he osaavat vastailla kysymyksiin. Kerro mistä he saavat tarvittaessa lisätietoa.
  14. Muista turvallisuustoimet (järjestyksenvalvojat, ensiaputaitoiset jne. tapahtuman mukaan).
  15. Muista, että tuotantokäsikirjoitus on vain tapahtuman järjestäjien työkalu!
  16. Muista aina pitää brief ennen tapahtumaa kaikille osallisille: opastajat, turvamiehet…
  17. Kerää aina palautetta tapahtumasta, kirjaa se ylös ja opi uutta.
  18. Muista antaa kiitos kaikille tekijöille!
  19. Varmista joka tilanteessa ja käänteessä, se on vastuuhenkilön oikeus ja velvollisuus.
  20. Aikataulut myös ennen tapahtumaa ja sen jälkeen: rakennus ja purku
  21. Siivous: ennen tapahtumaa ja tapahtuman jälkeen. Ehkä tapahtuman aikana?
  22. Esiintyjien takatilat ja tarjoilut
  23. Viranomaisilmoitukset: erilaisia (mm. pelastussuunnitelma, ilmoitus yleisötilaisuudesta jne. )
  24. Budjetti: varmista mikä maksaa ja mikä ei ettei tule yllätyksiä.
  25. Vahvista esiintyjät ja puhujat aina kirjallisesti
  26. Palautepalaveri heti kun on mahdollista.
  27. Somistamalla ja luovalla ajattelulla useimmista tiloista saa viihtyisiä ja toimivia.
  28. Huomioi vuodenajat tapahtumissa.
  29. Vastaa kutsun huutoon. Älä lupaa liikoja.
  30. Muista tarjoilun menukyltit ja erikoisruokavaliot. Ilmoita tarvittaessa erikoisruokavalion tarvitseville ruokailujärjestelyistä etukäteen: miten erikoisannoksen saa.
  31. Päätä etukäteen miten jälkimarkkinointi hoidetaan.
  32. Ääni- ja valomaailma ovat osa somistusta.

Listan koosti
Pirjo Kivistö

Varmista ulkopuolisen puheenvuoron onnistuminen tapahtumassasi!

Usein tilaisuuksien järjestäjät haluavat tilaisuuteensa ohjelmanumeroksi yhden viihdyttävän, mutta silti asiapitoisen puheenvuoron. Puheenvuoron tarkoitus voi olla mahdollisimman suuren osallistujamäärän houkutteleminen tilaisuuteen tai sen tavoitteena on vain viihdyttää yleisöä ns. kevyemmän aiheen merkeissä.

Kyseessä on siis niin sanottu motivational speaker eli vapaasti suomennettuna inspiroiva puhuja.  Mikäli tarvitset tämänkaltaisen puheenvuoron tilaisuuteesi, lue tämä lista, niin tiedät, miten toimia.

Selvitä nämä aluksi:

Minkälainen on yleisösi?

Miehiä vai naisia, minkä ikäisiä, mitä he tekevät työkseen ja minkälaisia harrastuksia ja mielenkiinnon kohteita heillä kenties on.

Sisältö vs. julkisuusarvo

Julkisuuden henkilöt ovat useimmiten hyviä puhujia, mutta toisinaan he käyvät puhumassa joka tilaisuudessa saman tarinan, eivätkä pysty muokkaamaan sisältöä toiveesi mukaan. Julkisuuden henkilö voi kuitenkin toimia tilaisuutesi vetonaulana. Mieti, onko tilaisuuden onnistumisen kannalta tärkeämpää, että sisältö ja puhuja on hyvä ja ammattitaitoinen vai että puhuja on vetovoimainen henkilö?

Mieti budjettisi

Hyvät puhujat eivät ole halpoja. Mikäli haluat tunnetun nimen, täytyy olla valmis myös maksamaan siitä. Hyvä nyrkkisääntö on, että inspiroiva puhuja maksaa 1.500 eurosta ylöspäin. Mitä tunnetumpi ja kokeneempi, sen kalliimpi. Kuuleman mukaan Bill Clintonin hinta on 100.000 dollaria.

Mieti, minkälaisen ohjelmanumeron haluat

Inspiroiva puhuja voi olla hauska, innostava, hyvä tarinankertoja tai esittää huippuhyvää sisältöä. Ohjelmanumero voi olla myös ajatuksia herättävä koulutus vai valmennuksellinen luento, joka tarjoaa osallistujille oivalluksia.

 

Löydä sopiva puhuja:

Kartoita vaihtoehtoja

Ellet tiedä etukäteen, mitä haluat, pyydä ehdotuksia 2 – 4 eri vaihtoehdosta, jotka sopivat teemaasi ja tavoitteeseesi. Tarjouspyynnössä on hyvä mainita faktat (aika, paikka, toivottu kesto, yleisön profiili, budjetti) sekä kertoa tilaisuuden luonteesta ja muusta ohjelmasta. Kerro myös tavoitteesi ja odotuksesi. Voi olla hyvä kertoa myös, mitä et halua. Ja ilmoita mihin mennessä toivot vastausta.

Tarkista taustat

Onko puhuja ajan tasalla vai onko jutut pysyneet samana viimeiset 20 vuotta? Kirjoittaako hän lehtiin, ammattijulkaisuihin tai blogiin? Toimiiko asiantuntijana tai konsulttina alallaan? Räätälöikö puhuja puheenvuoronsa sisältöä yleisön mukaan? Kuinka paljon kokemusta puhujalla oikeasti on? Puhuja voi olla tunnettu, mutta se ei tee hänestä välttämättä hyvää puhujaa. On suositeltavaa tarkistaa puhujan referenssit ja suositukset, mikäli itselläsi ei ole mahdollisuutta kuulla häntä ennakkoon.

 

Valittuasi puhujan:

Anna puhujalle riittävästi tietoa tilaisuudesta

Kertaa puhujalle vielä toiveet ja odotukset, samoin se, minkälaiselle yleisölle hän tulee puhumaan, millainen tila on käytettävissä, onko saatavilla av-välineistöä, kuinka paljon puheenvuorolle on varattu aikaa, milloin odotat häntä paikalle, halutaanko loppuun varata aikaa kysymyksille jne.

Pyydä tarvitsemasi materiaali ajoissa puhujalta

Mikäli tarvitset markkinointia varten esittelyn puhujasta tai puheenvuoron sisällöstä, kuvan tai muuta materiaalia, pyydä se hyvissä ajoin. Kerro myös mitä ja minkälaista materiaali tarvitset.

Tilaisuudessa:

Vastaanotto

Huolehdi puhujan vastaanottamisesta. Ellet itse voi tehdä sitä, huolehdi, että joku muu tekee. Kertaa vielä pääkohdat ja varmista, että puhujalla on kaikki tarpeellinen.

Esittele puhuja

Kirjoita oma esittely tai kysy kuinka hän haluaa tulla esitellyksi. Älä liioittele tai aseta odotuksia liian korkealle.

Lopuksi nauti puheenvuorosta.

Nauti järjestämästäsi puheenvuorosta. Mikäli valmistelutyö on hoidettu hyvin, on puhuja ajan tasalla ja hoitaa puheenvuoronsa hyvin. Muista, että useimmiten itse olet salin kriittisin kuuntelija. Parhaimmillaan hän ylittää odotuksesi.

 

Blogin kirjoittaja on puhuja ja työhyvinvointivalmentaja Ulla Vilkman Ilona Tuotanto Oy:stä.

Ullan aiheet liittyvät työssä onnistumiseen.

Tilaa ilmainen opas työssä onnistumisen edistämiseen osoitteesta www.ilonatuotanto.fi.