Bio Rex AskelAitoon

Muutamia vinkkejä tapahtuman järjestäjälle / vetäjälle

Tässä on muistilistan alkua tapahtuman järjestäjälle.

Lista ei ole varmastikaan täydellinen, mutta auttaa alkuun ja muistuttaa muutamista pienistäkin huomioitavista yksityiskohdista. Listaa ei ole laitettu tärkeysjärjestykseen, sillä tärkeysjärjestys on aina tapahtuman luonteesta riippuvainen. Silti kohdat 1-2 ovat prioriteetissa aina korkealla – tapahtuman luonteesta riippumatta. Ota lista hyötykäyttöösi!

  1. Jokaisella tapahtumalla on oltava vastuuvetäjä.
  2. Työryhmä: kuka tekee ja mitä tekee – vastuut selkeiksi
  3. Projektin määräpäivät eri osa-alueille ennen tapahtuman H-hetkeä
  4. Analysoi tarkkaan kenelle teet tapahtumaa.
  5. Omilla mieltymyksillä ei ole väliä. Kohderyhmän mieltymyksillä on.
  6. Tarkista päivämäärä: mitä muuta tapahtuu samana päivänä?
  7. Tarkista olosuhteet ja paikka aina ennakkoon.
  8. Tarkista tekniikka aina hyvissä ajoin etukäteen!  ps. riittääkö sähköt?
  9. Vaadi puhujat kenraaliharjoituksiin, jotta mikrofonit ja tekniikka toimii heidän kanssaan.
  10. Kaikille esiintyjille/puhujille aikataulut ajoissa tietoon (tuotantokäsikirjoitus). Sovi lisäksi merkki, jolla ilmoitat heille paljonko aikaa jäljellä.
  11. Sovi etukäteen tarkasti puhujien kanssa puheen sisällöstä ja kerro muiden puhujien aiheet. Sovi myös etukäteen mahdollisesta luvasta jakaa materiaalia osallistujille.
  12. Tarkista esiintyjien/puhujien materiaali etukäteen ja varmista esim. ettei niissä ole asiattomuuksia (esim. kilpailijoista).
  13. Kerro ilmoittautumisten vastaanottajille tarkasti tapahtumasta, jotta he osaavat vastailla kysymyksiin. Kerro mistä he saavat tarvittaessa lisätietoa.
  14. Muista turvallisuustoimet (järjestyksenvalvojat, ensiaputaitoiset jne. tapahtuman mukaan).
  15. Muista, että tuotantokäsikirjoitus on vain tapahtuman järjestäjien työkalu!
  16. Muista aina pitää brief ennen tapahtumaa kaikille osallisille: opastajat, turvamiehet…
  17. Kerää aina palautetta tapahtumasta, kirjaa se ylös ja opi uutta.
  18. Muista antaa kiitos kaikille tekijöille!
  19. Varmista joka tilanteessa ja käänteessä, se on vastuuhenkilön oikeus ja velvollisuus.
  20. Aikataulut myös ennen tapahtumaa ja sen jälkeen: rakennus ja purku
  21. Siivous: ennen tapahtumaa ja tapahtuman jälkeen. Ehkä tapahtuman aikana?
  22. Esiintyjien takatilat ja tarjoilut
  23. Viranomaisilmoitukset: erilaisia (mm. pelastussuunnitelma, ilmoitus yleisötilaisuudesta jne. )
  24. Budjetti: varmista mikä maksaa ja mikä ei ettei tule yllätyksiä.
  25. Vahvista esiintyjät ja puhujat aina kirjallisesti
  26. Palautepalaveri heti kun on mahdollista.
  27. Somistamalla ja luovalla ajattelulla useimmista tiloista saa viihtyisiä ja toimivia.
  28. Huomioi vuodenajat tapahtumissa.
  29. Vastaa kutsun huutoon. Älä lupaa liikoja.
  30. Muista tarjoilun menukyltit ja erikoisruokavaliot. Ilmoita tarvittaessa erikoisruokavalion tarvitseville ruokailujärjestelyistä etukäteen: miten erikoisannoksen saa.
  31. Päätä etukäteen miten jälkimarkkinointi hoidetaan.
  32. Ääni- ja valomaailma ovat osa somistusta.

Listan koosti
Pirjo Kivistö